التنظيم في المؤسسة

[mimi angel]

يعتبر التنظيم في عصرنا الحالي سر النجاح لمنظمات الأعمال بغض النظر عن طبيعة عمل هذه المنظمات سواء كانت خدماتية أو منظمات ربحية .فهو العمود الفقري للمنظمة و هو الذي يستظيع أن يوصل المنظمة نحو تحقيق أهدافها الموجودة مع بقية العناصر الادارية .

و منه يمكن تعريف التنظيم على أنه عملية ادارية تهتم بجكع المهام و الانشطة المراد القيام بها في وظائف أو أقسام و تحديد السلظات و الصلاحيات و التنسيق بين الانشطة و الاقسام من اجل تحقيق الاهداف مع حل المشاكل و الخلافات التي تواجه كافة الانشطة و الاقسام من خلال افراد النتظيم بشكل عام.

يعرف سبيغل-لونسبورغ التنظيم بأنه: العلاقة الانسانية بين العوامل المختلفة في المؤسسة .

كما يعرفه الان ثيتارت على أنه : هو الذي يمكننا من تحديد المهام المراد القيام بها ،و تجميعها و اقامة علاقات السلطة و التعاون و الاتصال التي تمكن من توحيد الافراد فيما بينهم و اقامة وحدات الاسناد التي تمكن المسؤولين من الحصول على الخبرات المكملة.

ثانيا :أهمية التنظيم

تلقى دراسة التنظيم منذ اوائل هذا القرن اهتماما متزايدا من الدارسين و الممارسين في ميادين عملية متعددة . و ذلك لما للتنظيم من أثاراقتصادية و اجتماعية و حضارية تنعكس على مصادر و طرق خلق و اشباع الحاجات الانسانية و أصبح التنظيم موضع اهتمام علماء الادارة فقد وجدوا فيه الاداة التي يستطيعون بها مواجهة التوسع في تطبيق التخصص في الاعمال .ذلك التخصص الذي أصبح السمة المميزة للمنظمات المتراكبة و الوسيلة التي يستطيعون بها تحقيق الاتصال بين الملاك و منظماتهم ، ذلك الاتصال ضروري للربط بين الملكية و الادارة و العملية التي تتكامل بها الجهود الانسانية المستخدمة تلك الجهود المتفاوتة المستوى و المختلفة الدوافع و الاطار الذي يستخدمونه لتحقيق تفاعل العلاقات ، ذلك التفاعل ضروري لخلق و تنمية التعاون الجماعي لبلوغ الغايات المحددة .

و للتدليل على اهمية التنظيم يمكن ان نستعرض من بعض المقتطفات التاريخية لعدد من الكتاب في هذا الميدان :

فيقول ديمر : من بين مصادر تحقيق للوفورات الاقتصادية لا يوجد مصدر الوفورات أعظم من استخدام التنظيم الفعال لأنه الوسيلة القادرة على استغلال الطاقات الانسانية .

أما فوليت فيقول : لا يمكننا أن نتنبأ الان بمدى التغيرات التي يمكن أن يحدثها التغير في التنظيم الداخلي على السياسات الادارية للمنظمات .

و يقول بريسكو : ان أهم الدعائم التي تقوم عليها المنظمات الاعمال هي راس المال و التنظيم و لكن التنظيم هو الدعامة الاعظم أهمية في كل الاحوال .

و أخيرا يبرز كارينجي أهمية التنظيم فيقول : خذ من كل منشاتنا الصناعية و كل منشاتنا التجارية و كل طرق مواصلاتنا و كل اموالنا و اترك لنا التنظيم و خلال سنوات أربع سوف نكون قادرين على استعادتها جميعا.

ثالثا : أهداف التنظيم

تزداد اهمية التنظيم بازدياد المشاكل و تعقدها و يكبر بحجم المؤسسة و ضخامة عدد العاملينو تتنوع أنشطتها ، لذلك نجد أن التنظيم يبين الجهود البشرية لتحقيق أهداف المؤسسة بأقل تكاليف و الجهد و الوقت و بأقصى كفاية ممكنة و أهداف التنظيم لدينا هي:

1*تقسيم العمل : و ذلك باسناد عمل معين لكل فرد حتى يحصر و يركز اهنمامه في ادائه دون غيره.

2*التنسيق و التعاون : من اهم أهداف التنظيم تحقيق التوافق و تكامل الجهود الانسانية كما انه يساعد على تنسيق الخبرات المتوفرة و تقنياتها و المحافظة عليها .

3*التسيير التلقائي:ان التنظيم الجيد هو الذي يحتاج الى أقل قدر من التدخل لاحداث تفاعل في العلاقات القائمة،كما أن الهدف الأول للمسير هو أن يوفر للعلاقات التنظيمية المرونة و الفعالية التي تجعل جهود الأفراد تتدفق نحو الهدف العام بطريقة تلقائبة.

4*تنمية الفاعلية الفردية : يقول كوك: أن اعظم أهداف التنظيم بل هدفه الأكبر هو توفير الضروف الملائمة لكل فرد في التنظيم لكي يبذل في العمل اقصى ما يستطيع.

5* سهولة القيادة : ان من أهم أهداف التنظيم أيضا هو تكوين جماعات متناسقة كما يقول دينسون :جماعات متناسقة تسمح لاعضائها بالاستجابة الطوعية للقيادة ،بشرط أن يوفر التنظيم القيادة في كل مركز فيه.

6*البقاء:ان بقاء المنظمة من الاهداف الجوهرية للتنظيم الجيد ،حيث يتم تجنيد جهود الأفراد من اجل الضروف المناسبة لبقائها .

7* تحقيق الاستقرار : لابد ان يعمل التنظيم على تحقيق الاستقرار لأنشطة المنظمة فتخطيط الهياكل التنظيمية و تحديد العلاقات و كذلك وسائل اتخاذ القرارات لابد ان تعمل على تدنئة المخاطر،و رغم ذلك فقد يكون من المناسب توفير بعض المسموحات لمواجهة التغيير السريع و كذلك المخاطر المحسوبة .

8*التفاعل أو المشاركة أو التعامل : ترتبط عمليات المشاركة أو التفاعل أو التداخل بالجهود الحماعية ،فيتدخال و يتفاعل الأفراد فيما بينهم من خلال الديناميكية التي يوفرها الهيكل الرسمي للتنظيم ،و التنظيم الفعال لابد ان يوفر أيصا الصروف أو التداخل في العلاقات غير الرسمية للأفراد .

9*يعتبر التنظيم من أهم أساليب التدريب كونه يعمل على اظهار مواهب الافراد و تنمية معلوماتهم بما يؤهلهم لشغل الوظائف في المستويات العليا بالهيكل التنظيمي.

رابعا :مبادئ التنظيم:

سنتطرق الى بعض مبادئ التنظيم المتفق عليها و التي تثبت صحتها بصفة عامة ،و يمكن النظر اليها كمعيار للتنظيم الجيد و السليم ،وتتمثل هذه المبادئ فيمايلي:

[size=12]1*مبدأ ضرورة التنظيم :أي ضرورة تقسيم العمل و الواجبات بين الأفراد مع تفوض السلطة لذلك .

2*مبدأ تحديد الهدف: يجب أن يتم تحديد الأهداف التي تسعى اليها المنظمة و كذلك التمسك به .لأن الأهداف هي التي تبين الواجبات المطلوب تنفيذها و بذلك تحديد المسؤوليات التنظيمية . ان تحديد الاهداف يؤدي ال تنمية الخطط و تركيز الجهود و توجيه التنظيم نحو النهايات المطلوبة .

3*مبدأ وحدة الهدف:أي يجب أن تكون أهداف كل جزء من التنظيم متفق مع الهدف النهائي للتنظيم ككل .

4* مبدا الكفاءة :أي تحقيق أهداف المؤسسة بفعالية و بواسطة الأفراد العاملين بها بأقل التكاليف الممكنة .

5*مبدأ تقسيم العمل :اذ يجب تقسيم العمل الى أبسط العناصر المكونة له .وذلك حتى يمكن التعرف على تحقيق وفورات التخصيص بانواعها .

6*مبدأ التحديد الوظيفي :يجب تحديد النتائج المتوقعة و الأنشطة المطلوب القيام بها والسلطة التنظيمية المفوضة لكل وحدة تنظيمية .وكذا العلاقة بين السلطة و الوحدات الأخرى و هذا من أجل الزيادة في امكانية مساهمة الافراد المسؤولين و تحقيق أهداف المؤسسة.

7*مبدأ الوظائف: أي يجب بناء التنظيم على الوظائف و الأعمال المطلوب القيام بها و ليس على الأشخاص ،حتى يكون التنظيم موضوعيا .

8* مبدأ زيادة العلاقات التنظيمية : و هذا بزيادة الأفراد أو الوحدات التنظيمية لدى هيكل التنظيم .

9* مبدأ التدرج: كلما زاد وضوح خط السلطة من قمة ادارة المؤسسة الى كل مرؤوس كلما زادت فاعلية عمليتي اتخاذ القرارات و الاتصال التنظيمي .

11*مبدأ التفويض :أي يجب أن تكون السلطة المفوضة للفرد كافية لضمان قدرته على تحقيق النتائج المتوقعة منه.

12*مبدا المسؤولية :أي يجب أن يكون مسؤولا عن الأنشطة التنظيمية الخاصة بمرؤوسيه .فالمسؤلية لا تفوض.

13*مبدأ تساوي السلطة و المسؤولية: يجب التساوي بين السلطة كحق اصدار الاوامر و اتخاذ القرارات و المسؤولية كالتزام بانجاز المهمة الموكلة و المحددة .لان السلطة ضرورية لانجاز المسؤولية.

14* مبدأ وحدة الرئاسة :أي ان الفرد يكون مرؤوسا لسيد واحد .

15*مبدأ مستوى السلطة : ان المحافظة على تفويض السلطة يستلزم قيام المسيرباتخاذ القرارات التي تدخل في نطاق سلطته و عدم رفعها الى المستويات العليا في الهيكل التنظيمي .

16*مبدا المسؤولية الثانية :أي ان الفرد يمكن له تحقيق افضل النتائج في العمل اذا اثبتت عليه مسؤولية تكلفة عمل محدد لفترة معينة.

17*مبدأ مسالك الاشراف المحدد :بالنسبة لاي مؤسسة ينبغي أن ترتبط الوحدات التنظيمية المختلفة بواسطة مسالك اشرافية محددة تحديدا واضحا.

18* مبدأ ديناميكية التنظيم : أي أن التنظيم يسمح بمقابلة التغيرات في المؤسسة و تعديلها مما يؤدي الى نموه و استمراره .

خامسا : عناصر التنظيم

تعتبر هذه العناصر بمثابة الاساس له .و بدونها يفقد توازنه و لا يمكن بلوغ الهدف المنشود و تتمثل هذه العناصر في:

1*تحديد أعمال وواجبات المؤسسة و تصنيف الاعمال التي تقوم بها في مجموعة أو مجموعات منافسة .

2*تحديد الادارات و الاقسام التي تكون هيكل التنظيم الاداري للمؤسسة اللازمة لتحقيق أهدافها و توضيح ذلك على خارطة تنظيمية .

3*تحديد اختصاصات هذه الادارات و الأقسام و تحديد سلطتها و مسؤولياتها و العلاقات بينها.

4*تحديد عدد الوظائف و الموظفين اللازمين لحاجة العمل للمؤسسة و الوؤهلات و الشروط الواجب توافرها فيهم .

5*تحديد اختصاصات و سلطات و سلطات و مسؤوليات هؤلاء الموظفين و توضيح العلاقة بينهم .

6*وضع لوائح العمل التنظيمية مثل:لائحة الموظفين .اللائحة المالية و لائحة التخزين.

7*الدراسة المستمرة و تتبع تنظيم المؤسسة و تعديل هذا التنظيم بما يكفل التقدم المستمر .

سادسا : المساكل التي تؤثر في كفاءة التنظيم

لقد أخذ التنظيم قسطا وفيرا من اهتملم الباحثين و الاداريين في الميدان النظري الا انه في مجال التطبيق قد تنشا مشاكل كثيرة يرجع سببها الى :

1-عدم مجارات التنظيم للتغير : و هذا باهمال التنظيم للمتغيرات الجوهرية الداخلية و الخارجية .الامر الذي يؤدي الى يؤدي الى عدم القيام بدوره و المتمثل في تحقيق الاهداف للمؤسسة .لذلك فان مراجعة التنظيم و احداث التغيرات الضرورية به أمر تستوجبه الطبيعة الديناميكية للظروف التي يعيشها و يعمل في ظلها .

2-عدم الوضوح لتبين العلاقات الادارية :و تظهر هذه المشكلة بوضوح عندما يتضمن للهيكل التنظيمي مزيجا من علاقات السلطة دون توضيح دقيق و محدد لمجالاتها و لمسؤولية نطاقها.الامر الذي يترتب عليه احتكاك و التضارب و تسيب المسؤولية .

3-عدم كفاءة التنظيم :وهذا راجع اما للمغالاة في التفويض مما يؤدي لدفع القرارات في المستويات الدنيا حيث لا تتوفر الكفاءات لذلك أو المغالاة في تجنب التفويض و هذا راجع لعدة أسباب منها عدم الثقة في المرؤوسين